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Recrutement Secrétaire de direction

LA COUPE D’OR - Scène conventionnée de Rochefort recrute :

UN.E DIRECTEUR.TRICE TECHNIQUE

Le Théâtre de La Coupe d’Or – Scène conventionnée de Rochefort développe une politique de soutien à la

création et de résidences, incluant deux associations artistiques. Sa saison de spectacles est pluridisciplinaire.

Elle s’articule autour d’un axe jeune public, complété par trois volets : cirque, musiques actuelles et diffusion

territoriale. Composée de plus de 35 spectacles et 80 représentations, elle témoigne de l’actualité de la création

théâtrale, chorégraphique, circassienne, musicale. L’éducation artistique et l’action culturelle marquent par

ailleurs la singularité du projet du Théâtre de La Coupe d’Or.

La scène conventionnée de Rochefort déploie son activité dans le théâtre à l’italienne (400 places), ainsi que sur

le territoire communautaire, en salle ou dans l’espace public.

Description du poste

Sous l’autorité du directeur et du directeur-adjoint, le directeur / la directrice technique est en charge de la

réalisation et de l’exploitation technique des activités de création, d’accueil de spectacles et de toutes autres

manifestations organisées ou accueillies par le Théâtre de La Coupe d’Or, ainsi que de la gestion technique du

bâtiment.

Doté.e de compétences techniques, logistiques, administratives et managériales, le directeur / la directrice

technique est donc responsable du déroulement technique des spectacles et manifestations, du fonctionnement

du service technique (personnels permanents et intermittents), de l’exécution des budgets techniques (charges

de personnels, locations, prestations, achats), du fonctionnement et de la maintenance du bâtiment, ainsi que

du matériel technique et des équipements scéniques, du respect des règles d’hygiène, de sécurité, de sûreté et

de prévention des risques.

Missions

 Encadrement et animation du service technique

Le / la directeur.trice technique est garant.e du fonctionnement et de l’efficacité du service technique. Il / elle :

o anime, pilote et encadre l’équipe technique (1 régisseur principal lumière, 1 régisseur plateau et des

techniciens intermittents)

o assure la gestion administrative des personnels techniques (planification, validation des plannings

réalisés)

o organise et anime les réunions du service technique

o participe aux réunions intersectorielles

o recherche et propose de nouvelles techniques, organisations, pratiques professionnelles

o effectue une veille technique et juridique

o effectue le suivi des approvisionnements en petits matériels et fournitures techniques

o supervise la bonne tenue des espaces techniques (rangement, stockage, propreté)

o actualise la fiche technique du Théâtre de La Coupe d’Or

o supervise l’inventaire des matériels techniques

o établit le calendrier et le suivi des formations obligatoires

o propose un plan pluriannuel de formation des personnels techniques

o applique et fait appliquer la réglementation du travail par son service, les compagnies, les prestataires

 Réalisation des activités artistiques et culturelles

Le / la directeur.trice technique garantit la faisabilité des projets artistiques et culturels. Il / elle est responsable

de leur mise en oeuvre en coordination avec l'ensemble des services du théâtre. Il / elle :

o détermine et valide les conditions techniques de réalisation et d’exploitation des spectacles,

événements et manifestations

o veille à leur faisabilité technique et budgétaire

o analyse les fiches techniques et les négocie

o assure les relations avec les responsables techniques des compagnies

o met en adéquation les moyens humains, financiers et techniques avec les projets

o estime et établit le budget technique de la saison artistique, en contrôle et valide la réalisation, dans le

respect de l’enveloppe budgétaire qui lui est allouée par la Direction

o propose lorsque cela est possible des options d’optimisation et lorsque cela est nécessaire des

adaptations techniques

o gère les demandes d’autorisation de l’espace public dans le cadre de la programmation hors les murs

o prépare les dossiers de sécurité lorsqu’ils sont nécessaires

o est responsable du bon déroulement technique des spectacles, événements et manifestations

o supervise la mise en oeuvre des spectacles, événements et manifestations tout au long

de leur réalisation et exploitation

 Gestion du bâtiment et des équipements scéniques

Le / la directeur.trice technique organise l’entretien et la maintenance du matériel technique, scénique, des lieux

et des bâtiments. Il / elle :

o assure le suivi de la vérification réglementaire du matériel, des lieux et des bâtiments

o définit les besoins d’évolution du matériel et des locaux

o propose des investissements et élabore les plans d’investissement pluriannuels

o négocie les contrats commerciaux et d’entretien des matériels et équipements

o participe à la réflexion et au suivi des travaux d’entretien et d’adaptation du bâtiment, ainsi que des

espaces scéniques

 Sécurité et sûreté

Le / la directeur.trice technique met en oeuvre les règles d’hygiène, de sécurité, de sûreté et de prévention des

risques. Il / elle :

o exerce les responsabilités en matière de sécurité, de sûreté, d’hygiène et sécurité

o tient à jour le registre de sécurité

o adapte le document unique

o actualise les procédures de sécurité

o mets en oeuvre des mesures préventives et correctives

Profil souhaité

 Compétences

o Formation en direction technique : formation initiale ou certification professionnelle de niveau 7 ou

formation continue attestant d’une expérience solide et confirmée dans un poste similaire d’au moins

trois ans

o Formation et expérience significatives en régie son, lumière ou plateau (techniques de machinerie)

o Très bonne compréhension des enjeux des régies son, lumière et plateau

o Bonne connaissance des politiques publiques de la culture dans le domaine du spectacle vivant et de la

création contemporaine

o Très bonnes capacités en lecture et analyse de plans

La Coupe d'Or - Scène conventionnée de Rochefort recrute :

UN.E SECRETAIRE DE DIRECTION

Le Théâtre de La Coupe d’Or - Scène conventionnée de Rochefort développe une politique de soutien à la création et de résidences, incluant deux associations artistiques. Sa saison de spectacles est pluridisciplinaire. Elle s’articule autour d’un axe jeune public, complété par trois volets : cirque, musiques actuelles et diffusion territoriale. Composée de plus de 35 spectacles et 80 représentations, elle témoigne de l’actualité régionale et nationale de la création théâtrale, chorégraphique, circassienne, musicale. L’éducation artistique et l’action culturelle marquent par ailleurs la singularité du projet du Théâtre de La Coupe d’Or.

La Scène conventionnée de Rochefort déploie son activité dans le théâtre à l’italienne (400 places), ainsi que sur le territoire communautaire, en salle ou dans l’espace public.

Description du poste

Sous l’autorité du directeur, du directeur-adjoint, de la secrétaire générale et la responsabilité de l’administratrice, le / la secrétaire de Direction assure le secrétariat de la direction et de l’équipe du Théâtre de La Coupe d’Or, participe à l’administration quotidienne de la structure, à l’accueil des artistes, ainsi qu’à la communication. En relation directe avec la direction, l’ensemble des services du Théâtre de La Coupe d’Or, les équipes artistiques et certains fournisseurs, le / la secrétaire de Direction doit, pour le bon exercice des missions qui lui sont confiées, comprendre les enjeux du projet artistique et culturel de la direction, connaître les activités et l’actualité du Théâtre de La Coupe d’Or, maîtriser la communication des informations dont il/elle dispose.

Missions

• Secrétariat, accueil et administration quotidienne

Le / la secrétaire de Direction :

o assure le standard téléphonique : reçoit et identifie les appels téléphoniques
o analyse les demandes
o répondre à bon escient
o hiérarchise les appels et les oriente vers les services ou personnes concernées
o prend les messages (coordonnées et objet) et les transmet aux services concernés
o ouvre, traite et classe le courrier, les mails
o affranchit le courrier sortant et en assure l’expédition
o est chargé.e de l’accueil en dehors des heures d’ouverture de la billetterie (prestataires, fournisseurs, transporteurs, intervenants…)
o assure un premier niveau de réponse aux sollicitations téléphoniques des spectateurs :
o connaît la programmation spectacle vivant et plus généralement toutes les activités de La Coupe d’Or à destination des publics
o actualise et entretient ses connaissances sur le contenu de la programmation du théâtre
o sait communiquer une première information sur les spectacles et l’actualité du Théâtre (dates, horaires, lieux, reports, annulations…)
o effectue le suivi des équipements et du petit matériel
o gère le suivi des équipements (approvisionnements en consommables, maintenance de la photocopieuse et de la machine à affranchir)
o recherche des fournisseurs et des prestataires
o rédige des demandes de devis, des bons de commandes, en assure le suivi
o est en charge des approvisionnements : fournitures de bureau, papeterie
o participe à l’accueil des spectateurs lors des représentations

• Secrétariat de la Direction

Le / la secrétaire de Direction :

o gère l’agenda et les demandes de rendez-vous avec la Direction
o suit et classe les informations à son intention ; écriture, suivi et classement des courriers administratifs ; rangement et classement des informations artistiques des autres structures et compagnies…
o filtre et gère (transmission, hiérarchisation des priorités…) les appels téléphoniques, messages électroniques
o effectue le suivi des réponses aux appels, mails, courriers (compagnies, partenaires publics, institutionnels, spectateurs…)
o réalise le suivi des déplacements de la Direction (vérification du planning des déplacements, réservations des voyages, des spectacles, des hôtels, élaboration des feuilles de route…)
o établit la revue de presse des journaux et revues auxquels le Théâtre de La Coupe d’Or est abonné : sélectionne et transmet quotidiennement à la Direction les articles de presse en lien avec la programmation, les critiques de spectacles, les articles relatifs aux politiques culturelles des partenaires publics (Etat, Conseil régional, Conseil départemental, Ville de Rochefort, CARO, communes partenaires…)
o rédige, saisie et met en page les courriers de la Direction
o rédige, saisie et met en page les courriers administratifs divers, les rapports d’activités, les dossiers de demandes de subvention (en lien avec l’administratrice)
o transmet, classe et archive les courriers, les dossiers de subventions, les rapports d’activités, les procès-verbaux des réunions statutaires
o gère la correspondance du Président (transmission des courriers, rédaction et saisie des courriers de la Présidence)
o participe à la préparation et au fonctionnement des instances (AG, CA, Bureau,) :
o met à jour les fichiers des membres
o effectue les appels à cotisations et relances
o envoie les convocations, rapports et comptes rendus
o tient les registres de présences
o prend en charge l’organisation d’événements (réceptions, réunions)

• Secrétariat de l’équipe

Le / la secrétaire de Direction :

o informe l’équipe de l’agenda de la Direction
o transmets les messages
o réserve les billets de train pour les déplacements de l’équipe
o gère le planning d’utilisation des véhicules (hors véhicule utilitaire du service technique)
o crée des outils personnalisés et assure leur mise à jour (formulaire de congés, annuaire, bordereau de programmation, répertoire...)
o met à jour l’affichage sur les panneaux d’informations internes
o fait circuler la planification et la coordination des différentes activités se déroulant dans le lieu et en assure l’information en interne
• Communication
Le / la secrétaire de Direction :
o participe à la communication professionnelle
o constitue et actualise les fichiers des professionnels du spectacle
o constitue et actualise les fichiers des partenaires institutionnels
o participe à la communication des activités du Théâtre de La Coupe d’Or
o collecte auprès des équipes artistiques et des partenaires les éléments de communication utiles à la rédaction de la plaquette de saison, des feuilles de salle…
o transmets au graphiste de l’établissement l’ensemble des éléments relatifs aux documents dont la conception lui est confiée
o met en page les programmes de soirée
o vérifie et corrige les documents

• Accueil des artistes

Dans le cadre de l’accueil des artistes, le / la secrétaire de Direction veille à la qualité de l’accueil réservé aux équipes artistiques en lien avec l’attachée à l’information et à l’accueil et l’agent de nettoyage, assistante logistique. Il / elle :

o identifie et communique aux compagnies programmées les moyens de transport et d'hébergement, de restauration…
o établit les feuilles de routes, les dossiers d'accueil et les communique aux compagnies
o assure le suivi des relations avec les hôtels et les restaurants (réservations, rooming list, mises à jour…)

Profil souhaité

 Compétences

o Titulaire d’un diplôme de secrétariat de Direction ou d’assistanat de Direction (diplôme de niveau 5, bac + 2) ou expérience solide et confirmée dans un poste similaire d’au moins trois ans
o Très bonne expression orale et écrite
o Maîtrise parfaite de l’orthographe et de la grammaire
o Maîtrise des suites bureautiques (word, excel, powerpoint…)
o Maîtrise des logiciels de messagerie électronique, navigateurs
o Bonne connaissance des logiciels de PAO
o Maîtrise des règles typographiques
o Pratique de la gestion électronique documentaire
o Utilisation d’un standard (mise en attente, transfert d’appel…)
o Grande capacité à suivre plusieurs dossiers simultanément
o Pratique écrite et orale de l’anglais
o Permis de conduire B

 Qualités

o Expérience confirmée dans un poste similaire
o Grande réactivité et adaptabilité, dynamisme, rigueur, initiative, sens de l’organisation et de l’anticipation, auto-contrôle, bon relationnel et goût pour le travail en équipe
o Aptitude à la polyvalence
o Respect des règles de discrétion et de confidentialité des missions confiées
o Sensibilité à la diversité des formes artistiques du spectacle vivant appréciée

Conditions d’emploi

o Prise de fonction septembre 2022
o Contrat à durée indéterminée - Temps plein - 35 heures hebdomadaires annualisées
o Rémunération selon Convention collective des entreprises artistiques et culturelles, groupe 5
o Travail régulier les soirs et week-ends