Recrutement Administrateur.rice

LA COUPE D’OR - Scène conventionnée de Rochefort recrute :
un.e ADMINISTRATEUR.RICE
Le Théâtre de La Coupe d’Or - Scène conventionnée de Rochefort (en cours de reconventionnement « art, enfance, jeunesse ») développe une politique de soutien à la création jeune public et de résidences, incluant deux associations artistiques.
Sa saison de spectacles est pluridisciplinaire. Elle s’articule autour d’un axe jeune public, complété par trois volets : cirque, musiques actuelles et diffusion territoriale. Composée de plus de 35 spectacles et 80 représentations, elle témoigne de l’actualité régionale et nationale de la création théâtrale, chorégraphique, circassienne, musicale. L’éducation artistique et l’action culturelle marquent par ailleurs la singularité du projet du Théâtre de La Coupe d’Or.
La Scène conventionnée de Rochefort déploie son activité dans le théâtre à l’italienne (400 places), ainsi que sur le territoire communautaire, en salle ou dans l’espace public.
Description du poste
Sous l’autorité hiérarchique du Directeur et du Directeur-adjoint, l’Administrateur.rice assure de manière générale la gestion administrative, budgétaire, financière, juridique et sociale du Théâtre de La Coupe d’Or. Un assistant administratif et une secrétaire de direction compose le service administratif.
Missions
· Gestion budgétaire et financière
- o Élaboration et suivi des budgets prévisionnels général et artistique
- o Supervision des budgets spécifiques (actions culturelles, communication) et suivi
- o Production mensuelle d’états budgétaires et de tableaux de bord
- o Rédaction des demandes de devis, des bons de commandes, et suivi
- o Suivi de l’ensemble des règlements (compagnies, fournisseurs, salaires, organismes sociaux, impôts et taxes...)
- o Supervision des facturations et des recouvrements
- o Suivi et optimisation de la trésorerie
- o Suivi des relations avec l'expert-comptable et le commissaire aux comptes en lien avec la Direction
- o Suivi des relations avec les établissements bancaires et la compagnie d’assurances du théâtre
- o Élaboration et suivi du budget d'investissement pluriannuel en lien avec la Direction ; établissement des dossiers de demande de subventions afférentes
- o Suivi des immobilisations et des amortissements
- o Suivi des relations avec l’éditeur du logiciel de billetterie
- o Contrôle de la caisse et de la billetterie
· Comptabilité
- o Mise en œuvre et contrôle du respect des procédures comptables
- o Supervision de la comptabilité générale (écritures, rapprochements bancaires…)
- o Conception et mise en œuvre du plan comptable analytique
G Gestion administrative
- o Négociation des contrats et des conditions avec les compagnies et producteurs
- o Élaboration et suivi de l’application des contrats de cession, coproduction, coréalisation, commande, résidence
- o Plus généralement, élaboration et suivi de l’ensemble des conventions avec les partenaires publics et privés (partenariats, mécénat…)
- o Déclaration et contrôle des droits d'auteurs
- o Veille du respect des échéances de dépôt des demandes de subventions
- o Préparation et rédaction des dossiers de demande de subventions
- o Suivi des convention d’attribution de subventions et contrôle des versements
- o Constitution des dossiers de demande ou renouvellement des licences d’entrepreneur de spectacles
- o Participation à la rédaction des rapports d’activités
- o Contribution à la tenue du planning général
- o Gestion de la contractualisation et supervision de la mise en œuvre des accueils « hors-catalogue »
- o Organisation du classement et de l’archivage des documents comptables, sociaux, administratifs
- o Gestion des équipements bureautiques (informatique, télécommunication, mobilier…) et de leurs contrats de maintenance
- o Gestion de la maintenance des véhicules particuliers
- o En relation avec le Secrétariat général, participation à la campagne d’abonnement (paramétrage de la saison ; préparation, organisation, participation et suivi de la campagne d’abonnement)
Gestion sociale
- o Rédaction des contrats de travail (CDI, CDD,CDDU) et des déclarations d’embauche
- o Préparation et suivi des paies de l’ensemble du personnel ; contrôle des variables de paies
- o Déclarations des charges sociales mensuelles, trimestrielles, DSN
- o Suivi des relations avec les organismes sociaux, de prévoyance et de complémentaire santé
- o Coordination, suivi et contrôle de la planification des salariés des différents services en lien avec les responsables de services
- o Contrôle et suivi du temps de travail, de la modulation, des congés payés
- o Veille, application et contrôle du respect de la réglementation sociale (droit du travail, accords conventionnels) et juridique relative à l'exécution du travail, y compris en hygiène et sécurité
- o Gestion de la formation continue, suivi du plan de formation
- o Mise en œuvre et suivi de la représentation des salariés (élection du CSE-C)
- o Participation au dialogue social et aux relations avec les instances représentatives du personnels, préparation et suivi des convocations, rédaction des comptes-rendus
· Seconder le Directeur et le Directeur-adjoint pour la gestion de l’établissement
- o Participation aux réflexions relatives à l'évolution de l’organisation
- o Encadrement et animation du service administratif (1 assistant administratif, 1 secrétaire de direction)
- o Planification de l’activité du service administratif et du personnel placé sous sa responsabilité
- o Contribution à la bonne information du Directeur et du Directeur-adjoint
- o Représentation, par délégation du Directeur et du Directeur-adjoint, du Théâtre de La Coupe d’Or auprès des partenaires publics et privés, des réseaux professionnels
- o Participation active à la coordination générale des activités, en lien avec le.la Secrétaire général.e et le Directeur technique
- o Développement des sources de financements (subventions, dispositifs spécifiques, appels à projets, mécénat…)
- o Participation au fonctionnement des instances de l’Association du Théâtre de La Coupe d’Or (Assemblées générales, Conseil d’administration) : rédaction des convocations, des ordres du jour, des comptes rendus
- o Participation à l’accueil des publics les soirs de représentations en qualité de cadre référent
Profil souhaité
· Compétences
o Formation supérieure en management des organisations culturelles, en administration du spectacle vivant
o Expérience similaire d’au moins trois ans sur un poste identique
o Maîtrise des spécificités de la branche du spectacle vivant
o Compétences avérées en comptabilité et paie
o Connaissance des logiciels de paie (Spaiectacle) et de comptabilité
o Maîtrise des logiciels de bureautique (word, excel, messagerie électronique)
o Connaissance des logiciels de billetterie (Sirius)
o Connaissance des logiciels de planification et de suivi budgétaire
o Permis de conduire B
· Qualités
o Rigueur, organisation, autonomie et réactivité
o Analyse et synthèse
o Bonne maîtrise de l’expression orale et écrite, qualités rédactionnelles
o Aptitude pour le travail en équipe et l’encadrement
o Compétences managériales confirmées
o Sens de la hiérarchisation des priorités et de la transversalité
o Dynamisme, esprit d’initiative et force de propositions
o Sens de la discrétion et de la confidentialité
o Aisance relationnelle
o Polyvalence
o Connaissance du réseau culturel et artistique du spectacle vivant
o Pratique de l’anglais
· Conditions d’emploi
o Contrat à durée indéterminée, temps plein, forfait jours
o Prise de fonction dès que possible, au plus tard le 21 août 2023
o Rémunération selon expérience (Convention Collective Nationale des Entreprises Artistiques et Culturelles)
o Travail fréquent les soirs et week-ends
Candidature
o Lettre de motivation accompagnée d'un CV,
à adresser par mail uniquement,
à l’attention de Franck Becker, Directeur
avant le 8 mai 2023 minuit
à l’adresse suivante : stephane.treille@theatre-coupedor.com
o Entretiens des candidat.e.s présélectionné.e.s entre le 15 et 26 mai 2023